Jak ocenić koszty i korzyści obsługi IT dla firm

Korzyści

Istnieje wiele korzyści z obsługi IT dla firm. Jedną z najważniejszych jest fakt, że większość firm zewnętrznych pobiera stałą opłatę za użytkownika lub miesiąc, dzięki czemu budżetowanie pracy jest znacznie prostsze. Kolejną korzyścią jest możliwość planowania z wyprzedzeniem przyszłych projektów infrastruktury IT. Większość firm outsourcingowych zaplanuje coroczne spotkania dotyczące strategii IT, podczas których określi, ile pracy będzie wymagać nadchodzący rok. To pomoże im określić budżet i jakie projekty będą musiały zostać podjęte.

Outsourcing pozwala również firmom skupić się na zadaniach, które robią najlepiej – zamiast stale rekrutować i szkolić nowych pracowników. Outsourcing pozwala firmie skupić się na umiejętnościach jej pracowników, co oznacza, że wydajność wzrośnie. Outsourcing to także oszczędność czasu, co jest kluczowe dla małych firm. Outsourcing eliminuje również konieczność ponoszenia wysokich kosztów związanych z zatrudnianiem nowych pracowników IT. Oprócz oszczędności kosztów, outsourcing może zwiększyć szybkość realizacji projektu.

Outsourcing może również pomóc firmom być na bieżąco z najnowszą technologią. Z pomocą dostawców usług zarządzanych firmy mogą aktualizować przestarzały sprzęt i usprawniać przepływy pracy. Najnowocześniejsza technologia jest ważna dla zdolności firmy do konkurowania. Wewnętrzne zespoły IT mogą nie mieć zasobów niezbędnych do nadążania za najnowszą technologią i środkami bezpieczeństwa. Outsourcing może pomóc małym i średnim firmom w dotrzymaniu kroku większym firmom i zapewnieniu najwyższej jakości obsługi klienta.

Outsourcing może również poprawić ogólne zarządzanie IT. Firmy outsourcingowe zwykle osiągają średnio 9% redukcję kosztów. Outsourcing pozwala także firmie uwolnić kapitał, który w przeciwnym razie zostałby wydany na funkcje niezwiązane z podstawową działalnością. Uwolniony kapitał można lepiej wykorzystać do rozwoju głównych obszarów działalności. Ponadto, outsourcing przynosi dodatkową korzyść w postaci poprawy wyników finansowych firmy.

Wyzwania

Kiedy firmy zlecają prace informatyczne na zewnątrz, stają przed wieloma wyzwaniami. Jednym z największych jest postrzegana utrata kontroli. Jest to bardzo realna obawa dla firm. Outsourcing oznacza również, że firma musi polegać na zewnętrznym dostawcy w zakresie świadczenia usług i utrzymania bezpieczeństwa danych. Jednak firma powinna zawsze być świadoma potencjalnych problemów, zanim zleci na zewnątrz swoje technologie informacyjne.

Innym częstym problemem są różnice kulturowe. W wielu przypadkach różnice kulturowe uniemożliwiają firmie skupienie się na innowacjach. Ten problem jest często spowodowany brakiem badań i komunikacji między dwoma zespołami. Na szczęście istnieją sposoby na pokonanie tych problemów. Jednym ze sposobów jest upewnienie się, że outsourcowany dostawca usług jest biegły w twoim języku.

Po drugie, dostawcy usług outsourcingowych muszą zapewnić przejrzystość. Powinni oni prowadzić dokument „RACI”, który nakreśla elementy struktury zarządzania, w tym odpowiedzialność, konsultacje i informacje. Ważne jest, aby upewnić się, że partner outsourcingowy rozumie Twoje oczekiwania i jest zaangażowany w ich spełnienie. Pomocne w tym względzie są regularne raporty.

Kolejnym poważnym wyzwaniem jest przekazywanie wiedzy. Może to być trudne, jeśli sprzedawca nie prowadził szczegółowej dokumentacji. Niektóre firmy mogą jednak złagodzić ten problem, korzystając z usług konsultantów zewnętrznych, którzy zarządzają i utrzymują dokumentację systemu. Pomoże im to uniknąć wszelkich niespodzianek finansowych. Innym potencjalnym wyzwaniem jest przekazanie przez firmę outsourcingową dodatkowych wydatków, które nie były pierwotnie przewidziane w budżecie.

Przy outsourcingu IT, firma musi być świadoma ryzyka związanego z outsourcingiem. Kluczowe znaczenie ma wybór doświadczonego dostawcy zewnętrznego, który zna branżę Twojej firmy i ma niezbędne doświadczenie do skutecznej realizacji projektów. Pomoże to złagodzić ryzyko i usprawnić proces.

Przejrzystość

Jedną z kluczowych korzyści wynikających z powierzenia projektów firmie outsourcingowej IT jest przejrzystość. Kiedy klient wie, na jakim etapie jest jego projekt, może reagować w odpowiednim czasie i otrzymywać okresowe informacje zwrotne. Bez przejrzystości, projekt może nie zostać ukończony zgodnie z oczekiwaniami klienta. Ten brak przejrzystości może prowadzić do niezadowolenia klientów.

Innym minusem outsourcingu jest to, że firma może nie być transparentna w kwestii swojego procesu. Na przykład, klient może być nieświadomy problemu lub opóźnienia w rozwoju projektu do ostatniej chwili. W międzyczasie klient może stracić pieniądze, a projekt może trwać dłużej niż oczekiwano. Przejrzystość jest ważna w każdym procesie outsourcingu, a firmy powinny być przejrzyste w całym procesie.

Klienci muszą również wiedzieć, kto będzie pracował nad projektem. Powinni być w stanie określić, kto będzie wykonywał pracę i jak będzie wynagradzany. Zatrudniając firmę outsourcingową IT, ważne jest, aby miała ona przejrzysty proces i mogła przedstawić referencje. Przejrzystość pomoże klientom zaoszczędzić czas i pieniądze, jednocześnie korzystając z wiedzy ekspertów z branży.

Przejrzystość może pomóc firmom w zmniejszeniu ryzyka przy jednoczesnym zwiększeniu zwrotu z kapitału. Firma outsourcingowa, która może wykazać, że przestrzega ścisłych standardów i zasad bezpieczeństwa, może zdobyć zaufanie swoich klientów. Istotne jest, aby obie strony przestrzegały polityki bezpieczeństwa, która chroni poufność danych. Firma powinna również organizować regularne spotkania kierowników działów, aby dzielić się wiadomościami o firmie i innymi informacjami ze swoimi pracownikami. Spotkania te mogą być również wykorzystywane jako narzędzia motywacyjne.

Celem przejrzystości jest budowanie zaufania. Firma, która jest przejrzysta w stosunku do swoich pracowników i klientów, jest firmą, która jest zaangażowana w swoich pracowników i klientów. Przejrzystość jest również ważna w zarządzaniu projektami. Można ją osiągnąć poprzez zastosowanie procesu zarządzania projektem, którego celem jest przejrzystość.

Koszty

Firmy powinny rozważyć koszty związane z outsourcingiem niektórych funkcji IT. Może to skutkować obniżeniem kosztów lub może oznaczać ich wzrost. Ważne jest, aby rozważyć główne czynniki, które decydują o kosztach związanych z umową outsourcingową. Koszt obsługi IT dla firm to nie tylko koszt samej usługi, ale także wpływ, jaki ma ona na zachowaną organizację firmy.

Koszty outsourcingu mogą obejmować koszty pisania umów, przeglądania zapytań ofertowych i oceny wyników wykonawcy. Mogą one również obejmować koszty osobowe związane ze zwolnieniem pracowników. Może to obejmować odprawy i odszkodowania dla bezrobotnych. Koszty te powinny być obliczone w stosunku do kwoty oszczędności.

Innym czynnikiem wpływającym na koszt outsourcingu IT jest geografia specjalistów wykonujących pracę. Kraje półkuli zachodniej są zwykle bardziej rozwinięte w wielu sektorach i pobierają wyższe opłaty niż inne regiony. Z kolei Ameryka Łacińska i Europa Wschodnia mają niższe ceny. Ponadto, rodzaj stosowanej technologii również wpływa na cenę.

Posiadanie dwóch pełnoetatowych pracowników IT może kosztować od 150 000 do 200 000 USD rocznie. To nie obejmuje kosztów PTO, ubezpieczenia i innych kosztów ogólnych. Ponadto, pensje nie obejmują kosztów szkolenia. Dodatkowe koszty wystąpią, jeśli trzeba dodać więcej pracowników lub uaktualnić istniejący sprzęt.

Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podczas outsourcingu, jest proces rozwoju. Podczas gdy niektóre organizacje wolą używać tradycyjnych technologii, inne wolą korzystać z najnowszych technologii. Niezależnie od ich wyboru technologii, ważne jest, aby rozważyć poziom wiedzy specjalistycznej potrzebnej do danego projektu. Należy również pamiętać, że umiejętności i doświadczenie programistów wpłyną na koszty outsourcingu.

Okres przejściowy

Przed podpisaniem umowy należy opracować udany plan przejścia. Obejmuje to zdefiniowanie ról i obowiązków oraz ustanowienie ram dla ciągłej doskonałości usług. Wymaga to również starannego planowania ludzi, procesów, technologii i infrastruktury, jak również dobrego zarządzania i przyjęcia najlepszych praktyk. Wszystkie te elementy przyczyniają się do płynnego przejścia.

Niezależnie od tego, czy firma po raz pierwszy korzysta z outsourcingu, czy też zmienia dostawców usług, faza ta może stanowić wyzwanie. Ponadto, odnowienie umów z dotychczasowymi dostawcami może być skomplikowane. Stare umowy będą prawdopodobnie wymagały aktualizacji i modernizacji w celu spełnienia wymagań nowego klienta. Oznacza to często konieczność wprowadzenia zmian w zakresie i cenach. Ponadto dotychczasowy dostawca może być zmuszony do przekształcenia swojego rozwiązania w celu zaspokojenia potrzeb klienta, co wymaga zmian w zakresie operacji i interakcji z klientem.

Opracowanie kompleksowego planu przejścia jest niezbędne dla udanego projektu outsourcingowego. Powinien on być szczegółowy i obejmować przeniesienie pracowników i aktywów z poprzedniej organizacji do nowej. Ustrukturyzowane podejście do projektu jest niezbędne, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić płynne przejście. Co więcej, powinny mu towarzyszyć regularne spotkania serwisowe. Celem jest stworzenie silnej platformy biznesowej, takiej, która jest odporna na przyszłość.

Istotne jest ustalenie wskaźników wydajności, definicji ról i innych kluczowych elementów umowy outsourcingowej. Udane przejście powinno również zapewnić, że obecni dostawcy firmy utrzymują niezbędną dokumentację systemów, oprogramowania i standardów architektonicznych. Ponadto, powinno zapewnić dostęp do obiektów nowego dostawcy.

Chociaż okres przejściowy jest istotną fazą zaangażowania w outsourcing IT, często jest to najtrudniejsza część. Ma on charakter krytyczny i może być obarczony wewnętrznym oporem, napiętymi terminami i ograniczoną ilością informacji. Sukces tego okresu zadecyduje o tym, czy relacje między dostawcą a nowym klientem będą nadal korzystne dla obu stron.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]